19 maio 2021 Checklist: Saiba como ser produtivo o ano todo

Você não precisa esperar o fim do ano para fazer um balanço da sua rotina profissional. O momento para isso pode ser agora e o primeiro passo é aprender mais sobre como ser produtivo.

Chegar ao fim do dia, da semana ou do mês com todas as tarefas e planos realizados não é para qualquer um. Aliás, é muito difícil ter 100% de aproveitamento, como se diz no esporte, e a certeza de ter dado conta de tudo o que se planejou. Por que não deu conta? Problemas com tempo? Ou surgiu outra demanda que se tornou prioridade? Ou será que faltou aprender mais sobre como ser produtivo para finalizar todas as demandas? Por isso, propomos um checklist para você fazer uma prévia das atitudes que poderão ajudá-lo a ser muito mais produtivo o ano todo.

Como ser mais produtivo com 6 atitudes

✅ Ter maior controle das tarefas

Não importa como, no papel ou no computador, você precisa ter um controle maior das tarefas diárias que precisa dar conta. Não há segredo sobre como ser produtivo com esta atitude. Avalie seu perfil. Há quem tenha maior facilidade em usar uma agenda tradicional, enquanto outros preferem o auxílio da tecnologia usando ferramentas como o Google Calendar e Trello.

O importante é listar as tarefas, dar prazo para elas e marcá-las sempre que finalizá-las. Isso reforça a necessidade de planejar a rotina e comemorar cada tarefa concluída. Isso vale também para você avaliar a possibilidade de automatizar o maior número de tarefas possíveis, como o controle de mailing e disparo de mensagens, que podem ser executados com softwares como o RD Station.

✅ Ser mais criterioso na definição das prioridades

Algum dia você deve ter usado, até para um cliente, que ele é prioridade número 1. Mais do que uma redundância, a frase revela que ter prioridade é fundamental. Mas como é possível ter mais de uma? Sim, você pode ter outras prioridades, mas precisa ser criterioso, especialmente se você atender mais de um cliente.

Todos são importantes, mas como ser produtivo se não definir o que é prioridade para cada um e a partir daí estabelecer a rotina e o cronograma de entregas. Nem tudo é para ontem. Esta é a mensagem que você deve trabalhar na relação com os clientes, tendo a organização como sua principal aliada.

✅ Ter foco no que realmente interessa

Nas vitrines das livrarias você certamente encontrará um best-seller falando em “ter foco”. Você tem? Hoje em dia são muitos os estímulos externos que somos expostos durante a execução de uma tarefa. É mensagem no WhatsApp, é notificação em rede social, é e-mail novo que “pula” na tela…

Por conta disso tudo, tendo o controle de tarefas e as prioridades definidas, mantenha o foco naquilo que realmente interessa. Ajuda muito você ter um noção clara do que seja urgente no seu trabalho, no atendimento aos clientes. Assim, com foco, as chances de você dar conta das tarefas e ser produtivo aumentam consideravelmente.

✅ Delegar mais tarefas, caso trabalhe com equipe

A cena de uma mesa com pilhas e mais pilhas de papel já não é tão comum, mas um profissional que acumula trabalho além da conta continua a fazer parte do dia a dia de muitos negócios. Os motivos para isso são vários. Pode ser falta de produtividade. Mas também pode ser resultado da incapacidade de delegar tarefas.

Avalie se já praticou isso, repassou para outros integrantes da equipe de trabalho tarefas em que sua participação pode ser menor, com mais papel de aprovação do que de execução. É bom para sua produtividade e bom para o negócio.

✅ Antecipar a entrega das demandas

Já para quem trabalha sozinho, a dica de como ser produtivo passa pela possibilidade de você antecipar a entrega de tarefas. A produtividade tem relação direta com os prazos. Se na rotina houver um momento em que você precise de um retorno do cliente antes de finalizar o trabalho, seja ágil.

Entregando antes, você de certa forma transfere a responsabilidade do cumprimento dos prazos, mas ganha tempo para concluir a tarefa sem maiores sobressaltos nem atrasos. É uma forma de manter a rotina no ritmo certo, produtiva, com resultados positivos.

✅ Cuidar mais da saúde

De que forma você cuida da sua saúde? Aquelas promessas de caminhar duas ou três vezes por semana ou começar a andar de bicicleta saíram do papel? Como ser produtivo se sua saúde não recebe a atenção adequada?

Por isso, se deseja ser mais produtivo, vá ao médico, faça um check-up e adote novas rotinas alimentares e de exercícios. Trabalhe com a possibilidade de incluir e seguir à risca atividades físicas na sua rotina. O mesmo para cardápios e horários para refeições. Tudo isso faz diferença na sua produtividade porque o deixará mais dispostos para dar conta de todas as tarefas.

Sugestões de leitura para saber como ser produtivo

Ler é sempre uma atitude que faz diferença. Escolhendo os livros certos, são grandes as chances de tirar boas ideias que podem ajudá-lo na prática a ser mais produtivo.

Tríade do Tempo (Christian Barbosa)

O autor é um dos consultores mais requisitados na área de gestão do tempo. Seu livro apresenta a metodologia Tríade do Tempo que ajuda você a enxergar como está dividindo seu tempo em todos os momentos da sua vida.

O exercício proposto pelo autor ajuda a refletir se estamos dedicando mais horas do dia para o que é importante, urgente ou circunstancial. A busca pelo equilíbrio, pendendo um pouco mais para o que é importante, é o desafio a ser vencido.

Roube como um artista (Austin Kleon)

Este não é um livro sobre tempo, mas sim sobre criatividade. O autor propõe uma abordagem diferente sobre a forma como tudo é observado. A ideia é estimular a criatividade e com ousadia e bom humor criar e encarar as tarefas do dia a dia.

“Roube como um artista” é visto por muitos como um verdadeiro manifesto que também prega a busca pela simplicidade. E simplificar é um dos segredos de como ser criativo em meio a tantas tarefas e tantas notificações apitando no smartphone.

Coworking e salas privativas ajudam na produtividade

Tornar a rotina mais produtiva costuma ser um dos benefícios destacados pelos usuários de espaços de trabalho compartilhados como os coworking e salas privativas da HZ, em Florianópolis. Fale conosco pelo site ou chame no Whats e confira as opções e planos disponíveis.