17 março 2022 Conheça os segredos de uma reunião produtiva
Só de ouvir falar em reunião sua equipe já sente aquela sensação de tempo perdido? Muitas vezes as reuniões são cansativas e desmotivadoras para os participantes. Por isso, é hora de aprender a fazer uma reunião produtiva, ainda mais agora que os encontros presenciais precisam ser cada vez mais valorizados numa rotina de trabalho híbrido.
Uma reunião de trabalho tem o propósito de ser um momento para gerar novas ideias e apontar soluções para problemas que envolvam um grupo de pessoas que trabalham juntas. Também serve para a distribuição e organização de tarefas, além do compartilhamento de experiências e de informações.
Por tudo isso, todos na equipe deveriam gostar de participar, desde que sejam produtivas e não atrapalhem o dia a dia de cada um. Se isso não está acontecendo, um dos motivos pode ser a falta de clareza no propósito da reunião. Isso acaba gerando perda de tempo e, consequentemente, um entrave na produtividade de todo o time. Para se realizar uma reunião produtiva, revelamos segredos simples e que devem ser seguidos por toda a equipe – especialmente pelo gestor que comanda as reuniões.
Planejamento
Uma reunião produtiva precisa ser planejada. Esse planejamento começa com a definição de forma antecipada da data para sua realização. Também é importante decidir (e comunicar) uma hora exata para ter início e uma previsão de hora de encerramento.
Desta forma, todos os envolvidos já estarão cientes de quanto tempo a reunião ocupará em sua rotina de trabalho. Isso ajuda a eliminar aquela preocupação corriqueira em toda reunião que deixa qualquer um desanimado ao pensar: será que falta muito para acabar?
Com data e duração definidos, é hora de planejar qual assunto ou quais assuntos serão tratados. Uma reunião produtiva deve ter uma pauta bem específica para ser debatida. Assim, temas de grande relevância terão seus devidos encaminhamentos, e outros de menor importância serão mencionados em outro momento.
O planejamento é um segredo de ouro porque é por causa dele que cada um dos participantes da reunião poderá se programar com antecedência e levar suas contribuições. Ou seja, a reunião produtiva também poderá ser muito mais assertiva no que refere à participação de todos.
Distrações
Como todo encontro de pessoas, é importante que toda reunião comece com um “acordo” entre os participantes. O acordo envolve a definição e o cumprimento do horário de início e de término, mas vai além disso.
Questões como atendimento de ligações, uso do celular em geral, saídas para banheiro e lanches devem ser acertadas e respeitadas pelos participantes. Todos devem estar cientes de como funcionará o decorrer do encontro e as atitudes que serão aceitas durante ele.
É desta forma que se evitam as distrações que podem comprometer o resultado final da reunião. Já pensou como seria uma reunião com 50 pessoas sem procedimentos pré-estabelecidos? A todo hora teria alguém saindo para comer, outro atendendo o celular, alguns na rede social, enfim, algo bem distante da tão sonhada reunião produtiva.
Espaço
Pensar em um local específico para a realização dos encontros de sua equipe pode fazer com que efetivamente aconteça uma reunião produtiva. Por isso, uma alternativa para sair do lugar comum, é levar todo o seu time para um ambiente propício para uma reunião, como o coworking.
O fato de levar a reunião para outro ambiente, como o de um escritório virtual, pode ajudar a elevar o nível de concentração e produtividade da equipe. Isso porque ficam todos distantes do dia a dia da empresa por algumas horas, o que tende a gerar abertura para reflexões e novas ideias.
No escritório virtual existe a disponibilidade de utilização de salas por hora para a realização de reuniões. E o espaço conta com toda a infraestrutura necessária para um encontro produtivo: mesas, cadeiras, projetores e internet. A HZ oferece esse serviço com espaços como uma sala de reuniões para 10 pessoas com TV para conectar notebooks, internet, café, água, mesa e cadeiras confortáveis. Pronto para ter reuniões muito mais produtivas a partir de agora?
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